Bạn đang gặp khó khăn khi tìm cách lấy hóa đơn điện tử trên Tổng cục Thuế? Việc này là một kỹ năng cần thiết cho mọi kế toán và chủ doanh nghiệp để đảm bảo tính hợp lệ của giao dịch và tuân thủ pháp luật.
Đừng lo lắng! Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết 3 phương pháp lấy và tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác nhất. Qua đó, bạn có thể dễ dàng quản lý, kiểm tra thông tin, đảm bảo tuân thủ đúng quy định về thuế và hóa đơn hiện hành, giúp công việc kế toán trở nên suôn sẻ hơn.
Hóa Đơn Điện Tử Là Gì Và Tại Sao Cần Tra Cứu?
Trước khi đi vào các bước thực hiện, việc hiểu rõ bản chất và tầm quan trọng của hóa đơn điện tử sẽ giúp bạn nhận thức được sự cần thiết của việc tra cứu.
Hóa đơn điện tử: Khái niệm và quy định pháp lý mới nhất
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc trên toàn quốc. Một hóa đơn hợp lệ phải có đầy đủ nội dung, đúng định dạng và được gửi lên hệ thống của cơ quan thuế. Việc sử dụng các công cụ số như chữ ký số là điều kiện cần để đảm bảo tính pháp lý. Để quy trình phát hành hóa đơn không bị gián đoạn, bạn có thể tham khảo 3 Cách Xử Lý Chứng Thư Số Hết Hạn Ngay để luôn chủ động trong công việc.
Hiện nay, có 2 loại hóa đơn điện tử chính:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua và tự chịu trách nhiệm về dữ liệu hóa đơn đó.
Tầm quan trọng của việc tra cứu hóa đơn điện tử: Đảm bảo tính hợp lệ và tránh rủi ro
Việc chủ động tra cứu và lấy hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả người mua và người bán:
- Đảm bảo tính pháp lý: Kiểm tra xem hóa đơn đã được phát hành thành công và được ghi nhận trên hệ thống thuế của Tổng cục Thuế hay chưa. Đây là yếu tố tiên quyết để hóa đơn được dùng làm căn cứ kê khai thuế.
- Kiểm tra tính chính xác: Đối chiếu thông tin trên hóa đơn (tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, hàng hóa, thành tiền…) với giao dịch thực tế để phát hiện sai sót kịp thời.
- Phòng tránh rủi ro: Ngăn chặn việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn của các doanh nghiệp đã ngừng hoạt động, giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro pháp lý không đáng có.
- Lưu trữ và quản lý: Dễ dàng lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng file định dạng XML (có giá trị pháp lý) và định dạng PDF (để xem) phục vụ cho công tác kiểm tra, quyết toán sau này.
Để hiểu sâu hơn về quy trình và đảm bảo mọi hóa đơn đều hợp lệ, bạn có thể xem thêm bài viết tổng hợp của chúng tôi: Tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục thuế: Từ A-Z đảm bảo hợp lệ.
Cách 1: Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Trực Tiếp Trên Cổng Thông Tin Hóa Đơn Điện Tử (hoadondientu.gdt.gov.vn)
Đây là trang web tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế chính thức và phổ biến nhất hiện nay, áp dụng cho các hóa đơn theo Thông tư 78. Cổng thông tin này cho phép bạn tra cứu hóa đơn điện tử theo mã số thuế và các thông tin liên quan một cách nhanh chóng.
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế
Đây là cách phổ biến nhất dành cho người mua hàng muốn kiểm tra hóa đơn mình nhận được.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ:
https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ - Bước 2: Tại trang chủ, bạn nhập đầy đủ và chính xác các thông tin của hóa đơn cần tra cứu vào các ô tương ứng:
- Mã số thuế người bán: Nhập MST của công ty/cá nhân xuất hóa đơn.
- Loại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn phù hợp (ví dụ: 1-Hóa đơn GTGT).
- Ký hiệu hóa đơn: Dãy ký tự liền sau “Ký hiệu mẫu số hóa đơn” (ví dụ: 1C23TML).
- Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn (dãy số ở cuối cùng).
- Tổng tiền thuế GTGT hoặc Tổng tiền thanh toán (chọn 1 trong 2).
- Mã Captcha: Nhập mã xác thực hiển thị trên màn hình.
- Bước 3: Nhấn nút “Tìm kiếm“.
Hệ thống sẽ trả về kết quả. Nếu thông tin hợp lệ, bạn sẽ thấy trạng thái “Đã cấp mã hóa đơn” cùng với thông tin chi tiết của hóa đơn.
