Bạn đang muốn chuyển từ EasyInvoice sang VNPT Invoice để tối ưu hóa vận hành nhưng lo ngại thủ tục phức tạp và rủi ro thất lạc dữ liệu? Việc thay đổi phần mềm kế toán luôn là nỗi trăn trở lớn, đặc biệt là nỗi lo gián đoạn việc xuất hóa đơn cho khách hàng. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang VNPT chi tiết theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng, an toàn và bảo toàn trọn vẹn dữ liệu cũ.
Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang VNPT chi tiết không mất dữ liệu
Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử VNPT từ nhà cung cấp cũ bao gồm 3 bước cốt lõi: sao lưu toàn bộ dữ liệu, nộp tờ khai thay đổi thông tin lên cơ quan thuế và cấu hình hệ thống mới. Việc tuân thủ đúng trình tự này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính liên tục, hợp pháp trong hoạt động kinh doanh.
Bước 1: Sao lưu và backup dữ liệu hóa đơn từ hệ thống EasyInvoice
Trước khi thực hiện bất kỳ thủ tục chuyển nhà cung cấp hóa đơn điện tử nào, việc bảo vệ dữ liệu hiện tại là ưu tiên số một. Kế toán viên cần tiến hành trích xuất toàn bộ dữ liệu hóa đơn đã phát hành trên hệ thống EasyInvoice.
Bạn cần đăng nhập vào phần mềm cũ, vào mục quản lý hóa đơn và sử dụng tính năng kết xuất dữ liệu. Hãy đảm bảo bạn tải về đầy đủ hai định dạng:
- File định dạng XML: Đây là định dạng có giá trị pháp lý gốc dùng để nộp cho cơ quan thuế khi có thanh tra.
- File định dạng PDF: Dùng để lưu trữ nội bộ, in ấn và gửi cho khách hàng tra cứu bằng mắt thường.
Việc sao lưu dữ liệu (backup dữ liệu) cẩn thận ra ổ cứng ngoài hoặc hệ thống lưu trữ đám mây của doanh nghiệp sẽ loại bỏ hoàn toàn nguy cơ mất mát thông tin sau khi tài khoản cũ bị khóa.
Bước 2: Lập và gửi mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT thay đổi nhà cung cấp lên Cơ quan Thuế
Để hợp thức hóa việc chuyển đổi, kế toán cần thực hiện nghiệp vụ thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử mẫu 01DKTD-HDDT. Đây là bước mang tính pháp lý bắt buộc theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Trên phần mềm VNPT Invoice (hoặc qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế), bạn lập Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT). Tại mục hình thức hóa đơn, bạn cần tick chọn chính xác loại hình doanh nghiệp đang sử dụng. Nếu bạn chưa rõ quy định, hãy tham khảo thêm về Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. để điền thông tin cho chuẩn xác.
Sau khi điền đầy đủ, kế toán cắm Token, ký số và gửi tờ khai lên cơ quan thuế. Thông thường, cơ quan thuế sẽ trả kết quả chấp thuận trong vòng 1 ngày làm việc.
Bước 3: Khởi tạo hệ thống VNPT Invoice và cấu hình chữ ký số (Token)
Ngay khi nhận được thông báo chấp thuận từ Tổng cục Thuế, doanh nghiệp chính thức được phép sử dụng hệ thống mới. Tại Tư vấn & triển khai giải pháp VNPT (minhvnpt.com), chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng khởi tạo tài khoản quản trị nhanh chóng.
Kế toán tiến hành đăng nhập vào VNPT Invoice, thiết lập mẫu hóa đơn mới, khai báo danh mục hàng hóa, khách hàng và đặc biệt là tích hợp chữ ký số (Token) vào hệ thống. Nhiều doanh nghiệp thường thắc mắc về chi phí ở giai đoạn này. Để có cái nhìn tổng quan và chuẩn bị ngân sách, bạn có thể xem bài viết Hóa đơn điện tử VNPT giá bao nhiêu? để lựa chọn gói cước tối ưu nhất.
Sau khi hoàn tất cấu hình, hệ thống đã sẵn sàng và kế toán có thể bắt đầu xuất hoá đơn điện tử vnpt cho đối tác một cách mượt mà, ổn định.
Chuyển đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử có mất dữ liệu không?
Chuyển đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử có mất dữ liệu không là câu hỏi chúng tôi nhận được nhiều nhất. Câu trả lời là hoàn toàn KHÔNG, miễn là doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình sao lưu file định dạng XML trước khi chấm dứt hợp đồng với bên cũ. Dữ liệu của bạn luôn được an toàn và hợp lệ.
Cách tra cứu hóa đơn EasyInvoice cũ sau khi chuyển đổi sang VNPT
Nhiều kế toán lo lắng về cách tra cứu hóa đơn EasyInvoice cũ sau khi chuyển đổi. Dù bạn không còn đăng nhập được vào phần mềm cũ, các hóa đơn đã phát hành thành công vẫn được lưu vết trên hệ thống của cơ quan nhà nước.
Bạn có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn bằng hai cách:
- Sử dụng các file PDF/XML đã sao lưu nội bộ ở Bước 1.
- Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn), nhập mã cơ quan thuế cấp trên hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn để tra cứu lại tính hợp lệ của bất kỳ chứng từ nào.
Giải pháp lưu trữ và bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử VNPT
Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử VNPT, doanh nghiệp đang bước vào một hệ sinh thái bảo mật cấp độ cao. VNPT Invoice ứng dụng công nghệ điện toán đám mây tiên tiến, dữ liệu được mã hóa đa tầng và sao lưu dự phòng (backup) liên tục tại các trung tâm dữ liệu đạt chuẩn quốc tế (Tier III).
Với kinh nghiệm triển khai cho hàng ngàn SMEs, chúng tôi nhận thấy hệ thống hạ tầng của VNPT góp phần đảm bảo an toàn tuyệt đối trước các rủi ro tấn công mạng, giúp kế toán trưởng và chủ doanh nghiệp hoàn toàn an tâm về tính bảo mật của chứng từ tài chính.
Hướng dẫn thủ tục chuyển nhà cung cấp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Thủ tục chuyển nhà cung cấp hóa đơn điện tử về mặt hành chính khá đơn giản nhưng cần sự phối hợp nhịp nhàng. Doanh nghiệp cần thông báo bằng văn bản cho EasyInvoice về việc ngừng gia hạn dịch vụ, tiến hành thanh lý hợp đồng và yêu cầu hỗ trợ xuất toàn bộ dữ liệu (nếu cần). Đồng thời, ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ mới với VNPT.
Những lưu ý quan trọng về thời điểm dừng xuất hóa đơn EasyInvoice và bắt đầu dùng VNPT
Để cách chuyển từ EasyInvoice sang VNPT diễn ra trơn tru, thời điểm chuyển giao là yếu tố quyết định. Không nên cắt dịch vụ cũ khi chưa được cơ quan thuế duyệt mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT mới.
- Thời điểm vàng: Nên thực hiện chuyển đổi vào cuối tháng hoặc cuối quý, sau khi đã hoàn tất việc kê khai thuế để tránh xáo trộn số liệu.
- Nguyên tắc nối tiếp: Chỉ dừng xuất hóa đơn trên EasyInvoice khi có thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế cho VNPT Invoice.
- Hỗ trợ kỹ thuật: Trong những ngày đầu làm quen với giao diện mới, nếu gặp khó khăn, kế toán có thể liên hệ ngay Tổng đài hỗ trợ hoá đơn điện tử VNPT để được các chuyên viên kỹ thuật giải đáp và xử lý 24/7.
Việc chuyển từ EasyInvoice sang VNPT hoàn toàn không làm mất dữ liệu nếu doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình sao lưu và đăng ký Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT với cơ quan thuế. Sự thay đổi này mang lại cho doanh nghiệp một hệ thống phần mềm ổn định, bảo mật chuẩn quốc gia và tuân thủ tuyệt đối các quy định pháp luật hiện hành về thuế.
Liên hệ ngay hotline 0852 888 108 hoặc truy cập website minhvnpt.com để nhận tư vấn lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử miễn phí. Tại Tư vấn & triển khai giải pháp VNPT, chúng tôi đang có những ưu đãi đặc biệt dành riêng cho các doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi trong tháng này!
Lưu ý: Các thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để có được sự tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
