Việc chuyển từ Viettel Invoice sang VNPT Invoice đang là nhu cầu của nhiều doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất quản lý tài chính. Tuy nhiên, thủ tục chuyển đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 cần được thực hiện đúng quy trình để tránh rủi ro pháp lý với cơ quan thuế. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z cách thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử sang VNPT-Invoice một cách nhanh chóng và an toàn nhất.
Hướng dẫn chuyển Viettel Invoice sang VNPT chi tiết theo Thông tư 78
Để thực hiện hướng dẫn chuyển viettel invoice sang vnpt hợp lệ theo quy định pháp luật hiện hành, kế toán viên cần trải qua 3 bước cơ bản: chốt số liệu cũ, thông báo với cơ quan thuế và kích hoạt hệ thống mới. Dưới đây là quy trình chuẩn được chúng tôi đúc kết qua nhiều năm kinh nghiệm triển khai thực tế cho hàng ngàn doanh nghiệp.
Bước 1: Tra soát và xử lý số lượng hóa đơn cũ trên hệ thống Viettel S-Invoice
Việc đầu tiên và quan trọng nhất trong thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử viettel sang vnpt là kế toán cần rà soát lại toàn bộ dữ liệu hóa đơn đã phát hành trên hệ thống Viettel S-Invoice.
Bạn cần thực hiện các công việc chi tiết sau:
- Xử lý hóa đơn sai sót: Đảm bảo không còn hóa đơn nào bị sai sót mà chưa được lập hóa đơn thay thế, điều chỉnh hoặc hủy bỏ theo đúng quy định của Nghị định 123.
- Xuất toàn bộ dữ liệu: Kế toán phải tải toàn bộ file định dạng XML (file gốc có giá trị pháp lý) và file PDF (file thể hiện) của các hóa đơn đã xuất.
- Lưu trữ an toàn: Tạo thư mục lưu trữ trên máy chủ nội bộ của công ty hoặc ổ cứng ngoài. Việc này giúp doanh nghiệp chủ động cung cấp chứng từ khi cơ quan thuế kiểm tra, bởi sau khi chấm dứt hợp đồng, tài khoản Viettel S-Invoice của bạn có thể bị khóa quyền truy cập.
Bước 2: Nộp Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi Cơ quan thuế để thay đổi nhà cung cấp giải pháp
Trọng tâm của việc chuyển nhà cung cấp hóa đơn điện tử thông tư 78 là bước nộp tờ khai thay đổi thông tin lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp tiến hành lập Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử) gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Trong quá trình điền tờ khai, kế toán cần lưu ý:
- Tại mục “Hình thức hóa đơn”, tích chọn vào ô “Thay đổi thông tin”.
- Cập nhật lại thông tin của nhà cung cấp giải pháp mới (VNPT).
- Ký số hợp lệ và gửi tờ khai.
Thông thường, trong vòng 1 ngày làm việc (24 giờ), cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận (Mẫu số 01/TB-ĐKĐT). Lúc này, bạn đã hoàn tất về mặt pháp lý cho cách thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
Bước 3: Đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT-Invoice và kích hoạt hệ thống mới
Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp tiến hành ký hợp đồng và khởi tạo tài khoản trên hệ thống hóa đơn điện tử VNPT. Tại Tư vấn & triển khai giải pháp VNPT (minhvnpt.com), chúng tôi sẽ hỗ trợ bàn giao tài khoản VNPT-Invoice trong thời gian nhanh nhất.
Các bước thiết lập ban đầu bao gồm:
- Đăng nhập vào hệ thống VNPT-Invoice bằng tài khoản được cấp.
- Thiết lập và tùy chỉnh mẫu hóa đơn theo logo, nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.
- Cập nhật chứng thư số (chữ ký số) lên hệ thống để đảm bảo tính hợp lệ khi phát hành.
- Để nắm rõ các thao tác thực tế trên phần mềm mới, kế toán viên có thể tham khảo ngay bài viết hướng dẫn xuất hoá đơn điện tử vnpt chi tiết từng bước của chúng tôi.
Tại sao doanh nghiệp nên chuyển đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử sang VNPT?
Quyết định chuyển từ hóa đơn điện tử viettel sang vnpt mang lại nhiều lợi ích thiết thực về mặt công nghệ, khả năng tích hợp linh hoạt và sự hỗ trợ kịp thời. VNPT hiện đang là một trong những đơn vị tiên phong cung cấp nền tảng hóa đơn điện tử ổn định nhất thị trường, đáp ứng tuyệt đối các tiêu chuẩn khắt khe của Thông tư 78.
Giải pháp VNPT-Invoice an toàn, bảo mật và tương thích tốt với mọi phần mềm kế toán
Hệ thống VNPT-Invoice được xây dựng trên nền tảng hạ tầng máy chủ mạnh mẽ của VNPT IDC đạt chuẩn quốc tế Tier 3, giúp chống lại các nguy cơ tấn công mạng và mất mát dữ liệu.
Đặc biệt, hệ thống sở hữu kho API mở, cho phép tích hợp mượt mà với hơn 50+ phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, ERP, CRM phổ biến hiện nay (như MISA, FAST, Bravo, SAP…). Việc đồng bộ dữ liệu tự động giúp kế toán viên không phải nhập liệu thủ công nhiều lần, giảm thiểu tối đa sai sót. Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc về ngân sách để nâng cấp lên hệ thống ưu việt này, hãy xem ngay bảng phân tích Hóa đơn điện tử VNPT giá bao nhiêu? để có kế hoạch tài chính phù hợp nhất.
Chi phí tối ưu và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tận tâm từ nhà cung cấp giải pháp VNPT
Khi quyết định chuyển đổi nhà cung cấp, bài toán chi phí vận hành luôn được các chủ doanh nghiệp (SMEs) đặt lên hàng đầu. VNPT cung cấp các gói cước vô cùng linh hoạt, tính phí dựa trên số lượng hóa đơn thực tế phát hành và đặc biệt là không thu phí duy trì hệ thống hàng năm. Trong quá trình kinh doanh, nếu doanh nghiệp phát sinh nhu cầu Mua thêm số lượng hóa đơn, thủ tục cũng được hệ thống xử lý hoàn toàn trực tuyến và tự động.
Hơn thế nữa, điểm mạnh của VNPT nằm ở dịch vụ chăm sóc khách hàng. Mọi vướng mắc về mặt kỹ thuật, kết nối hay nghiệp vụ thuế đều được đội ngũ chuyên gia giải quyết nhanh chóng thông qua Tổng đài hỗ trợ hoá đơn điện tử VNPT hoạt động 24/7. Đặc biệt, đối với các công ty có trụ sở tại khu vực phía Nam, chúng tôi có đội ngũ chuyên viên hỗ trợ dịch vụ gia hạn hoá đơn điện tử VNPT tại Hồ Chí Minh tận nơi, cam kết không làm gián đoạn bất kỳ hoạt động giao thương nào của doanh nghiệp.
Những lưu ý khi đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần biết
Việc thay đổi hệ thống phần mềm lõi luôn đi kèm với những rủi ro nhất định nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là những lưu ý khi đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử mang tính sống còn mà doanh nghiệp và bộ phận kế toán phải nắm chắc.
Quản lý và lưu trữ dữ liệu hóa đơn cũ để phục vụ quyết toán thuế sau khi chuyển đổi
Theo Luật Kế toán hiện hành, chứng từ kế toán (bao gồm cả hóa đơn điện tử) phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Khi bạn chuyển đổi hệ thống, nhà cung cấp cũ không có nghĩa vụ phải duy trì tài khoản truy cập cho bạn vĩnh viễn.
| Loại File | Ý nghĩa pháp lý | Yêu cầu lưu trữ |
|---|---|---|
| File XML | Là file gốc, chứa dữ liệu cấu trúc chuẩn, có giá trị pháp lý cao nhất. | Bắt buộc lưu trữ cẩn thận, không được chỉnh sửa nội dung. |
| File PDF | Là bản thể hiện của file XML giúp con người đọc được nội dung hóa đơn. | Lưu trữ kèm theo file XML để tiện tra cứu trực quan. |
Chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp nên phân loại thư mục lưu trữ theo từng năm tài chính, từng tháng và sao lưu thành ít nhất 2 bản (một bản trên máy chủ công ty, một bản trên nền tảng Cloud an toàn như Google Drive hoặc OneDrive).
Đảm bảo tính đồng bộ của chữ ký số khi chuyển từ hóa đơn điện tử Viettel sang VNPT
Chữ ký số (USB Token hoặc SmartCA) là “con dấu” điện tử quyết định tính hợp lệ của hóa đơn. Khi thực hiện chuyển đổi hệ thống, lỗi phổ biến nhất khiến hóa đơn không được cơ quan thuế cấp mã là do sai lệch thông tin chứng thư số.
Bạn phải đảm bảo rằng chứng thư số đang sử dụng vẫn còn hiệu lực. Khi thiết lập trên hệ thống VNPT-Invoice, số Serial của chữ ký số phải khớp hoàn toàn với số Serial đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi cơ quan thuế. Nếu doanh nghiệp tiến hành gia hạn hoặc đổi mới chữ ký số cùng thời điểm với việc chuyển đổi nhà cung cấp hóa đơn, kế toán bắt buộc phải cập nhật lại thông tin chứng thư số mới lên cả hệ thống của VNPT và hệ thống của Tổng cục Thuế để đảm bảo tính đồng bộ.
Việc chuyển từ Viettel Invoice sang VNPT Invoice không hề phức tạp nếu doanh nghiệp nắm rõ các bước thủ tục và quy định về thuế hiện hành. Bằng cách tuân thủ đúng quy trình nộp Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, rà soát cẩn thận và chuẩn bị tốt dữ liệu hóa đơn cũ, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng ổn định vận hành với hệ thống VNPT-Invoice hiện đại, bảo mật cao và tiết kiệm chi phí lâu dài.
Liên hệ ngay với Tư vấn & triển khai giải pháp VNPT qua hotline 0852 888 108 hoặc truy cập website minhvnpt.com để được chuyên viên của chúng tôi hỗ trợ hoàn tất thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử nhanh chóng, an toàn và nhận ngay những ưu đãi cước phí hấp dẫn nhất trong tháng này!
Lưu ý: Các thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để có được lời khuyên tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
