Bạn đang băn khoăn muốn xuất hoá đơn điện tử cần những gì? Về cơ bản, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần có 3 yếu tố chính: chữ ký số (token), phần mềm hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp hợp lệ, và hoàn tất thủ tục đăng ký với cơ quan Thuế. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam hướng dẫn bạn từ A-Z các điều kiện, quy trình và những quy định mới nhất để có thể tự tin xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng, hợp pháp.
Điều kiện tiên quyết để được phép xuất hóa đơn điện tử là gì?
Để được phép xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần đáp ứng các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, có chữ ký số hợp lệ và đã đăng ký thành công việc sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Các điều kiện cụ thể sẽ có sự khác biệt nhỏ giữa doanh nghiệp và hộ kinh doanh.
Đối với doanh nghiệp: 5 điều kiện bắt buộc
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một doanh nghiệp (bao gồm cả các doanh nghiệp mới thành lập) muốn đủ điều kiện xuất hóa đơn điện tử cần đáp ứng 5 yêu cầu cốt lõi sau:
- Có chữ ký số (Token): Đây là điều kiện bắt buộc để xác thực và đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn điện tử. Chữ ký số phải còn hiệu lực và được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được công nhận.
- Có hạ tầng công nghệ thông tin: Doanh nghiệp cần đảm bảo có đủ trang thiết bị như máy tính, đường truyền internet ổn định để thực hiện việc lập, gửi, nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Có phần mềm hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp phải sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng định dạng chuẩn dữ liệu theo quy định của Tổng cục Thuế. Phần mềm này có thể tự xây dựng hoặc lựa chọn từ các nhà cung cấp uy tín.
- Đã đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải có tài khoản giao dịch thuế điện tử để thực hiện các thủ tục xuất hóa đơn điện tử và kê khai thuế qua mạng.
- Hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) và được cơ quan thuế chấp thuận.
Đối với hộ, cá nhân kinh doanh: Các trường hợp áp dụng
Đối với hộ, cá nhân kinh doanh (HKD), việc sử dụng hóa đơn điện tử được áp dụng theo các phương thức khác nhau tùy thuộc vào quy mô và phương pháp kê khai thuế.
- HKD nộp thuế theo phương pháp kê khai: Bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Điều kiện và quy trình đăng ký tương tự như doanh nghiệp.
- HKD nộp thuế theo phương pháp khoán: Không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn, HKD sẽ được cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
- HKD, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện nhưng cần hóa đơn để giao cho khách: Được cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử.
Việc nắm rõ các quy định này là rất quan trọng. Để tìm hiểu sâu hơn, bạn có thể tham khảo bài viết: Hộ kinh doanh có bắt buộc xuất hoá đơn điện tử không? Tránh phạt 2025.
Hướng dẫn chi tiết quy trình 4 bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua mạng hiện nay đã được đơn giản hóa, giúp doanh nghiệp và kế toán tiết kiệm thời gian. Dưới đây là 4 bước cơ bản bạn cần thực hiện.
Bước 1: Trang bị chữ ký số và lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín
Đây là bước nền tảng và quan trọng nhất trong quy trình đăng ký hóa đơn điện tử qua mạng.
- Trang bị chữ ký số: Nếu chưa có, bạn cần đăng ký mua chữ ký số từ các nhà cung cấp được Bộ TT&TT cấp phép. Chữ ký số không chỉ dùng để ký hóa đơn mà còn để nộp tờ khai đăng ký và các giao dịch thuế điện tử khác. Một trong những giải pháp được tin dùng hiện nay là Chữ ký số VNPT: Giải pháp chuyển đổi số hiệu quả cho mọi đối tượng.
- Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử: Hãy tìm hiểu và chọn một nhà cung cấp phần mềm uy tín, có đội ngũ hỗ trợ tốt và đảm bảo phần mềm luôn được cập nhật theo các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử. Tại MINH VNPT, chúng tôi cung cấp các giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử tối ưu cho cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Đặc biệt, với các hộ kinh doanh, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ như Phần mềm VNPT HKD miễn phí: Quản lý kinh doanh sẽ giúp việc quản lý trở nên hiệu quả hơn.
Bước 2: Lập hồ sơ đăng ký theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT
Sau khi có chữ ký số và phần mềm, bạn tiến hành lập hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Tờ khai đăng ký được lập trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử bạn đã chọn theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Các thông tin cần điền bao gồm:
- Thông tin người nộp thuế (Tên, MST, địa chỉ…).
- Hình thức hóa đơn (Có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế).
- Phương thức chuyển dữ liệu (Trực tiếp hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ).
- Loại hóa đơn sử dụng (Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng…).
- Danh sách chứng thư số sử dụng.
Bước 3: Nộp tờ khai đăng ký qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Sau khi hoàn tất tờ khai, bạn sẽ dùng chữ ký số để ký điện tử và nộp trực tiếp qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đều tích hợp sẵn tính năng này, giúp bạn nộp tờ khai chỉ với vài cú nhấp chuột.
Bước 4: Bắt đầu xuất hóa đơn sau khi nhận được thông báo chấp thuận
Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được tờ khai, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo (theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT) về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nếu được chấp thuận: Doanh nghiệp/HKD có thể bắt đầu xuất hóa đơn điện tử ngay lập tức.
- Nếu không được chấp thuận: Thông báo sẽ nêu rõ lý do. Bạn cần điều chỉnh lại thông tin và nộp lại tờ khai.
Giải đáp các vấn đề cốt lõi khi sử dụng hóa đơn điện tử
Việc nắm vững các quy định vận hành sẽ giúp bạn tránh được các sai sót không đáng có và các rủi ro xử phạt hóa đơn. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp nhất.
Thời điểm nào bắt buộc phải lập và xuất hóa đơn?
Thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định rất rõ tại Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc xác định đúng thời điểm là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.
| Loại hình giao dịch | Thời điểm lập hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng hóa (bao gồm tài sản nhà nước) | Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. |
| Cung cấp dịch vụ | Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ. |
| Xây dựng, lắp đặt | Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng công việc. |
Phân biệt hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế
Đây là hai hình thức hóa đơn điện tử chính đang được áp dụng. Việc phân biệt rõ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì và loại không có mã sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng đối tượng áp dụng.
| Tiêu chí | Hóa đơn có mã của cơ quan thuế | Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế |
|---|---|---|
| Đối tượng | Hầu hết các doanh nghiệp, HKD, cá nhân kinh doanh. | Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đặc thù (điện lực, xăng dầu, viễn thông…) và đáp ứng điều kiện về hạ tầng. |
| Quy trình | Lập hóa đơn -> Gửi đến cơ quan thuế để cấp mã -> Gửi cho người mua. | Lập hóa đơn -> Gửi trực tiếp cho người mua -> Gửi dữ liệu cho cơ quan thuế. |
| Tính hợp lệ | Hợp lệ khi có mã của cơ quan thuế. | Hợp lệ ngay khi được ký số và gửi cho người mua. |
Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT
Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót là một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất mà kế toán cần nắm vững. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi phát hiện sai sót hóa đơn, quy trình xử lý sẽ phụ thuộc vào việc hóa đơn đã được gửi cho người mua hay chưa.
- Trường hợp 1: Hóa đơn có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua: Người bán thực hiện hủy hóa đơn đó và lập hóa đơn mới.
- Trường hợp 2: Hóa đơn có sai sót đã gửi cho người mua:
- Sai sót về tên, địa chỉ người mua (không sai MST, số tiền…): Người bán thông báo cho người mua (không cần lập lại hóa đơn), đồng thời gửi thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
- Sai sót về MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế…: Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán có 2 lựa chọn:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Cho các thông tin bị sai.
- Lập hóa đơn thay thế: Thay thế hoàn toàn cho hóa đơn cũ.
- Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, người bán phải gửi thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế. Việc xử lý sai sót kịp thời sẽ giúp việc kê khai thuế dễ dàng và chính xác hơn.
Việc tuân thủ các quy định hiện hành là bắt buộc, đồng thời, các doanh nghiệp và hộ kinh doanh cũng nên chủ động cập nhật thông tin về các dự thảo luật trong tương lai. Ví dụ, việc tìm hiểu trước các nội dung như Hướng dẫn thủ tục mua hoá đơn điện tử lần đầu cho hộ kinh doanh theo NĐ 70/2025 sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị tốt hơn cho những thay đổi sắp tới.
Việc chuẩn bị đầy đủ các điều kiện về hạ tầng công nghệ như chữ ký số, phần mềm và nắm vững cách đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế là chìa khóa để triển khai thành công. Tuân thủ đúng các quy định không chỉ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoạt động minh bạch, đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn.
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn muốn xuất hoá đơn điện tử cần những gì hoặc đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi tại MINH VNPT.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp và bắt đầu chuyển đổi số cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay!
MINH VNPT – TƯ VẤN INTERNET, CHỮ KÝ SỐ, HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ VÀ GIẢI PHÁP CNTT
Hotline: 0852 888 108
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn tốt nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
